Manual de Compras para Coordenações de Saúde Mental

Sobre Este Manual

Este manual orienta coordenadores de unidades da Rede de Atenção Psicossocial (RAPS) do município de Extrema/MG sobre como solicitar, acompanhar e receber compras de bens e contratações de serviços para suas unidades.

Base normativa principal: Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações), Decreto 12.807/2025 (valores atualizados), Portaria de Consolidação GM/MS 3/2017 (RAPS), Lei 10.216/2001 (Reforma Psiquiátrica).

Última verificação normativa: Fevereiro 2026. Próxima revisão prevista: Fevereiro 2027.

Guia Rápido

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Índice por Situação

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1. Planejamento

1.1 Verifique a real necessidade

Antes de solicitar qualquer compra, responda a estas perguntas. Elas evitam retrabalho e agilizam a aprovação.

• A necessidade e urgente ou pode ser planejada? — Urgente: equipamento quebrado, risco a segurança. Planejada: modernização, ampliação.
• Existe mobiliário ou equipamento similar em outra unidade que possa ser remanejado? — Consulte o setor de patrimônio antes.
• Há verba disponível no orçamento? — Consulte o setor financeiro sobre dotacao orçamentária (a “reserva de dinheiro” aprovada no orçamento anual para compras).
• A necessidade está no Plano Municipal de Saúde (PMS)? — O PMS é o documento que define as prioridades de saúde do município para 4 anos, aprovado pelo Conselho Municipal de Saúde. Compras alinhadas ao PMS têm mais chance de aprovação. Pergunte à Gerência de Saúde Mental se as ações da RAPS estão contempladas no PMS vigente.

1.2 Identifique o tipo de compra

Existem dois grandes grupos: mobiliário e equipamentos de informatica. Cada um tem regras e especificações diferentes.

Especificações mínimas para computadores (e-SUS APS)

As especificações abaixo são baseadas no Manual de Apoio à Implantação do e-SUS APS (versão atualizada), publicado pelo Ministério da Saúde. Os valores da coluna “mínimo para 2026” já consideram as exigências das versões recentes do PEC (5.x+); a coluna “recomendado” garante uso confortável durante toda a vida útil do equipamento (4-5 anos):

Referência normativa: Portaria GM/MS n. 1.412/2013 (institui o SISAB e a estratégia e-SUS AB — base legal). Especificações técnicas: Manual de Apoio à Implantação do e-SUS APS, Ministério da Saúde (versão atualizada periodicamente — confirme a versão vigente em sisaps.saúde.gov.br).

1.2.1 Equipamentos por tipo de unidade RAPS

Cada tipo de unidade tem necessidades específicas. Use está referência ao elaborar sua solicitação:

Material de consumo vs. material permanente

1.3 Fontes de recurso financeiro

Nem todo dinheiro para compras vem do orçamento municipal. Há fontes federais e estaduais específicas para saúde mental:

1.4 Plano de Contratações Anual (PCA)

Todo ano, a Secretária de Saúde elabora o Plano de Contratações Anual (IN SEGES/ME 75/2023). Você, como coordenador, deve contribuir informando suas necessidades previstas para o ano seguinte.

Quando a Secretária solicitar suas demandas para o PCA (geralmente entre agosto e outubro):

1. Faca um inventário do mobiliário e equipamentos da sua unidade
2. Identifique itens que precisam ser substituídos, ampliados ou adquiridos
3. Estime quantidades e valores aproximados
4. Priorize conforme os critérios da §2.4
5. Encaminhe a lista a Gerência de Saúde Mental no prazo solicitado

1.5 Além de bens: contratação de serviços

Este manual foca em compras de bens (mobiliário, equipamentos, materiais). Mas coordenadores de unidades RAPS também podem precisar solicitar serviços:

Para serviços, o fluxo e semelhante mas envolve Termo de Referência (TR) mais detalhado, incluindo descrição das atividades, periodicidade, metricas de qualidade e obrigações do contratado. O setor de compras orienta.

2. Elaboração da Solicitação

2.1 Informações obrigatorias

Sua solicitação precisa ter todas estas informações. Se faltar alguma, ela volta para complementação. Reúna tudo de uma vez para evitar idas e vindas.

1. Identificação da unidade

Nome (ex: CAPS II), endereço completo, nome do coordenador, telefone e e-mail.

2. Descrição detalhada do item

Para cada item, informe: tipo, quantidade, dimensões (cm), material, cor, e características especiais. Quanto mais detalhada a descrição, menor a chance de receber algo diferente do esperado.

3. Justificativa

Explique por que você precisa deste item. Exemplos válidos:

• “Equipamento atual com defeito irreparável (anexo laudo técnico).”
• “Ampliacao de equipe com contratação de 3 novos profissionais (anexo portaria de nomeação).”
• “Cadeiras da sala de grupo com 8 anos de uso, estofamento rasgado, rodizios quebrados, com risco de queda para usuarios.”

4. Fotografias

5. Urgência

Classifique com critérios objetivos:

2.2 Fluxo de encaminhamento

Sua solicitação passa por estas etapas. O diagrama mostra quem faz o que:

Diagrama G7: Fluxo de encaminhamento e atores envolvidos

2.3 Se sua solicitação for rejeitada

Rejeições acontecem e geralmente são corrigíveis. O processo existe para proteger o dinheiro público, então algumas exigências são necessárias. Não desanime.

Motivos comuns de rejeição

Como contestar

Se você discorda da rejeição, você tem o direito de pedir reavaliação (Lei 9.784/1999, art. 56, aplicável por analogia ao processo administrativo municipal, na ausência de lei municipal específica — consulte a Procuradoria Municipal para confirmar o procedimento local):

1. Leia a justificativa de rejeição (sempre vem por escrito).
2. Reúna evidências que contradigam a justificativa.
3. Envie e-mail para a Gerência de Saúde Mental com: cópia da rejeição + suas evidências + pedido de reavaliação.
4. A Gerência analisa em até 5 dias úteis.
5. Se mantida: você pode reformular a solicitação em até 30 dias.

Diagrama G4: Fluxo de rejeição e recurso

2.4 Como priorizar entre múltiplas necessidades

Se você tem 5 necessidades e só há verba para 2, use estes critérios (em ordem de prioridade):

1. Seguranca: risco de acidente ou dano ao usuario/profissional.
2. Conformidade legal: item exigido por lei, norma ou fiscalização.
3. Continuidade do serviço: sem o item, o atendimento para ou degrada.
4. Eficiencia: item melhora a qualidade ou velocidade do trabalho.
5. Conforto: item melhora o ambiente sem impacto direto no serviço.

3. Processo de Compra

3.1 Valores e modalidades

O valor total da compra define qual caminho o processo segue. O setor de compras soma tudo que você pediu e escolhe a modalidade adequada:

Valores atualizados pelo Decreto 12.807/2025, vigente desde 01/01/2026. Para obras e reformas, o limite de dispensa é R$ 130.984,20 (art. 75, I). O pregão eletrônico é a modalidade mais comum para bens e serviços comuns; a Lei 14.133/2021 prevê ainda concorrência, concurso, leilão e diálogo competitivo — o setor de compras seleciona a modalidade adequada conforme o caso.

Exemplos praticos

Arvore de decisão visual

Diagrama G2: Arvore de decisão — Qual modalidade para meu caso?

O que e ETP?

ETP (Estudo Técnico Preliminar) e um documento que justifica tecnicamente a contratação, conforme IN SEGES/ME 73/2022. Ele e obrigatório para pregoes e dispensas de maior valor. O setor de compras elabora o ETP, mas sua contribuição como coordenador e essencial: você e quem conhece a necessidade real da unidade. Informações que você deve fornecer para alimentar o ETP:

• Descrição detalhada da necessidade e do problema a ser resolvido
• Quantidade estimada e justificativa para cada quantidade
• Requisitos técnicos específicos da unidade (ex: compatibilidade com e-SUS)
• Levantamento de soluções já testadas que não funcionaram
• Impacto no serviço caso a compra não seja realizada

O ETP pode adicionar 10-15 dias ao processo, mas contribuicoes completas da coordenação agilizam esse prazo.

3.2 Sistema de Registro de Preços (SRP)

O SRP e como um “catálogo” de fornecedores pré-qualificados, com preços já negociados em licitação anterior. Se existe uma ata vigente para o que você precisa, a compra e muito mais rápida (10-15 dias).

Pergunte ao setor de compras: “Existe ata de registro de preços vigente para [mobiliário/computadores]?” Se sim, você pode comprar direto pela ata. O município também pode “aderir” a atas de outros órgãos (estado, outros municípios, Uniao).

3.3 Pesquisa de preços

A pesquisa de preços e obrigatória para toda contratação pública, independentemente do valor (IN SEGES/ME 65/2021). Para dispensas, exige-se ao menos 3 fontes. Para pregoes, a pesquisa e mais abrangente. O setor de compras faz isso, mas você pode ajudar:

3.4 Plataformas digitais de compras

O setor de compras utiliza estas plataformas. Você não precisa operar nenhuma delas, mas é útil conhecê-las:

Fluxo completo do processo

Diagrama G1: Fluxo completo — Da necessidade à entrega

4. Acompanhamento da Compra

4.1 Após a aprovação

Você receberá um número de processo administrativo. Guarde esse número — é com ele que você acompanha o andamento.

Acompanhe pelo PNCP (Portal Nacional de Contratações Públicas): acesse gov.br/pncp e pesquise por “Prefeitura Municipal de Extrema”. Lá estão publicados editais, atas e contratos.

4.2 Conferência no recebimento

Este e o momento mais importante para você como coordenador. Não assine o termo de recebimento sem conferir cada item. Se aceitar com defeito, fica muito mais difícil reclamar depois.

Diagrama G6: Fluxo de conferência no recebimento

4.3 Patrimoniação

Após aceite, o setor de patrimônio etiqueta cada item com plaqueta numerada. Você (coordenador) se torna responsável pela guarda e conservação. Isso significa:

• Zelar pelo bem (não permitir mau uso)
• Comunicar dano ou furto imediatamente
• Não transferir para outra unidade sem autorizacao do patrimônio
• Em caso de saída da coordenação, transferir formalmente a responsabilidade

4.4 Transição de coordenação

Se você está saindo da coordenação ou assumindo, faca a transferência patrimonial formal:

1. Solicite ao patrimônio uma listagem atualizada de todos os bens da unidade.
2. Confira fisicamente cada item (está lá? está funcionando?).
3. Registre divergencias por escrito (itens faltantes, danificados).
4. Assine o Termo de Transferência de Responsabilidade junto com o coordenador entrante/sainte.
5. Encaminhe cópia ao patrimônio e a Gerência de Saúde Mental.

5. Situações Especiais

5.1 Urgência extrema

Use este fluxo apenas quando o serviço está parado ou há risco imediato. Exemplos: único computador da unidade quebrou, cadeira quebrada causou queda de paciente. A base legal e o art. 75, inciso VIII, da Lei 14.133/2021 (dispensa por emergência ou calamidade).

Diagrama G3: Fluxo emergencial (art. 75, VIII, Lei 14.133/2021)

5.2 Doacoes de terceiros

Se alguem oferecer doação de mobiliário ou equipamentos:

1. Consulte a Gerência de Saúde Mental antes de aceitar.
2. Verifique se o bem atende requisitos técnicos mínimos.
3. Exija Termo de Doação formal assinado pelo doador.
4. O bem passa por vistoria técnica antes do aceite.
5. Patrimônio registra como “bem recebido em doação”.

5.3 Fornecedor atrasou ou não cumpriu

Se o fornecedor não entregou no prazo ou entregou item diferente do contratado:

1. Registre: documente o atraso ou a não conformidade por escrito, com data.
2. Comunique: notifique o setor de compras por e-mail (com cópia para Gerência SM).
3. Aguarde notificação: o setor de compras notifica formalmente o fornecedor, com prazo de 5 dias úteis para regularizar.
4. Se não regularizar: o município pode aplicar glosa (desconto na fatura), multa contratual ou até rescindir o contrato.

5.4 Transição de coordenação

Veja §4.4 Transição de coordenação na seção de Acompanhamento.

5.5 Manutenção e garantia

Durante o período de garantia (mínimo 12 meses):

Após a garantia: mobiliário vai para manutenção predial da Secretária; equipamentos de TI vao para o setor de informatica. Se irreparável, solicite baixa patrimonial + nova compra.

Perguntas Frequentes

Glossário

Termos técnicos explicados em linguagem simples.

Adesão (a ata de registro de preços)

Quando um órgão “pega carona” em licitação feita por outro órgão, comprando pelo mesmo preço já negociado.

CAPS

Centro de Atenção Psicossocial. Unidade de saúde mental que oferece atendimento intensivo, semi-intensivo e não-intensivo.

CATMAT

Catálogo de Materiais do Governo Federal. Código padronizado para cada tipo de item. Facilita a pesquisa de preços.

Dispensa de licitação

Situação em que a lei permite comprar sem fazer licitação (geralmente por valor baixo ou urgência).

Dotacao orçamentária

Verba aprovada no orçamento anual para determinada finalidade. E a “reserva de dinheiro” para compras.

e-SUS APS

Sistema informatizado do SUS para registro de atendimentos na Atenção Primaria a Saúde.

ETP

Estudo Técnico Preliminar. Documento que justifica tecnicamente uma contratação. Obrigatorio em licitações.

FNS

Fundo Nacional de Saúde. Orgao que gerência os recursos financeiros do SUS, incluindo emendas parlamentares.

Glosa

Desconto aplicado na fatura do fornecedor quando ele não cumpre obrigações contratuais.

Licitação

Processo competitivo para escolher o melhor fornecedor. Objetivo: menor preço com qualidade adequada.

Material de consumo

Item que se gasta com o uso ou dura menos de 2 anos (tintas, papel, cartuchos). Compra simplificada.

Material permanente

Item que dura mais de 2 anos e não perde identidade com o uso (mesas, computadores). Exige patrimoniação.

On-site (garantia)

O fornecedor vai até o local para consertar. Você não precisa levar o equipamento para assistência.

Patrimoniação

Registro formal de um bem pelo setor de patrimônio. O item recebe plaqueta numerada e fica sob responsabilidade de alguem.

PEC (Prontuario Eletrônico)

Componente do e-SUS APS que funciona como prontuario digital dos pacientes.

PNCP

Portal Nacional de Contratações Públicas. Site onde todas as compras do governo devem ser publicadas.

Pregao eletrônico

Modalidade de licitação feita pela internet. Mais rápida e competitiva que concorrência presencial.

Preposto

Representante do fornecedor que fica disponível para resolver problemas durante a vigência do contrato.

RAPS

Rede de Atenção Psicossocial. Conjunto de serviços de saúde mental: CAPS, residências terapeuticas, consultorios de rua, etc.

SRP

Sistema de Registro de Preços. “Catálogo” de fornecedores pré-qualificados com preços já negociados, válido por 12 meses.

Termo de Referência (TR)

Documento que detalha exatamente o que será comprado: especificações, quantidades, prazos, obrigações.

Termo de recebimento

Documento que você assina ao receber os itens, confirmando que estão conformes. So assine após conferir.

UBS

Unidade Básica de Saúde. Posto de saúde que oferece atendimento primario a populacao.

Vigencia

Periodo em que um contrato, ata ou norma está em vigor (válido).

Modelos de Solicitação

Copie, adapte e preencha. Estes modelos já contem todos os campos exigidos pelo setor de compras.

Checklists de Conferência

Imprima e use no momento do recebimento. Marque cada item conferido antes de assinar o termo.

Checklist: Mobiliário

• Quantidade de peças conforme pedido
• Dimensoes corretas (meca com trena)
• Material e acabamento conforme especificado
• Cor conforme solicitado
• Ausencia de defeitos visiveis (trincas, arranhoes, peças soltas)
• Teste de estabilidade:
  • Cadeira: sente-se, rode, teste rodizios
  • Mesa: pressione cantos, verifique se balanca
  • Armario: abra/feche portas e gavetas, teste chave
• Nota fiscal presente com garantia mínima de 12 meses

Checklist: Equipamento de TI

• Todos os componentes presentes (CPU, monitor, teclado, mouse, cabos)
• LIGAR e verificar especificações (Painel de Controle > Sistema):
  • Processador (i5/Ryzen 5 ou conforme solicitado)
  • Memoria RAM (mínimo 8GB)
  • Armazenamento (SSD, não HD mecânico)
• Sistema operacional Windows com licença original ativada
• Teste de conectividade: Wi-Fi funciona? Ethernet funciona?
• Teste de USB (com pendrive)
• Se impressora: teste de impressão
• Instalar e-SUS APS — sistema roda sem travar?
• Nota fiscal + certificado de garantia + lacres de originalidade

Checklist: Documentos para Solicitação

• Formulário de solicitação preenchido completamente
• Especificações técnicas detalhadas (dimensões, material, cor)
• Justificativa da necessidade
• 3-5 fotografias do local e/ou item danificado
• Laudo técnico (se equipamento quebrado)
• Orcamentos de referência (2-3 cotações, se possível)
• Ata de reunião de equipe (recomendado)
• Portaria de nomeação (se ampliação de equipe)

Fontes Normativas

Este manual foi elaborado com base nas seguintes normas, todas verificadas em fevereiro de 2026:

Secretária Municipal de Saúde de Extrema/MG
Manual de Compras para Coordenações de Saúde Mental
Versão 3.0 • Fevereiro 2026
Verificação normativa: Fevereiro 2026 • Próxima revisão prevista: Fevereiro 2027